Praca zdalna, to w 2025 roku stała forma wykonywania obowiązków służbowych dla wielu zatrudnionych. Taki sposób świadczenia pracy stał się popularny zwłaszcza po roku 2020, kiedy to na skutek epidemii choroby Covid – 19, nastąpiła konieczność ograniczenia bezpośrednich kontaktów międzyludzkich, również tych zawodowych. Aktualne przepisy regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej są w dużej mierze opisane w rozdziale 2c Kodeksu Pracy.
Praca zdalna, w rozumieniu przepisów, to świadczenie przez pracownika pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, przy jednoczesnym uzgodnieniu tego miejsca z pracodawcą. Nie należy w tym przypadku mylić pracy zdalnej z faktem wskazania przez pracodawcę miejsca świadczenia pracy innego niż to wskazane w umowie, jak ma to miejsce np. w przypadku wyjazdów służbowych czy pracy u klienta pracodawcy. Praca zdalna jest nią wówczas, gdy to pracownik wskazuję miejsce wykonywania czynności służbowych i miejsce to zostało zaakceptowane przez pracodawcę.
Świadczenie pracy zdalnej odbywa się na wniosek pracodawcy lub samego pracownika. Jednak pracodawca mam jednostronnie prawo do wyrażenia zgody lub odmowy możliwości pracownikowi świadczenia pracy w formie zdalnej, w większości przypadków bez podawania uzasadnienia. Tylko w przypadku osób wskazanych w art. 142 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu Pracy, czyli:
- pracownicy w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownika sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
W przypadku wyżej wskazanych osób, pracodawca może odmówić przychylenia się do takiego wniosku pracownika tylko w przypadku gdy możliwości organizacyjne pracy lub rodzaj wykonywanej pracy uniemożliwia jej wykonywanie w formie zdalnej. Wówczas pracodawca musi poinformować pracownika w formie papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych o przyczynie odmowy przychylenia się do wniosku.
Mimo, iż zgodnie z powyższymi informacjami praca zdalna odbywa się na podstawie porozumień między pracownikiem a pracodawcą, Kodeks pracy w art. 6719 § 3 pkt 1 i 2 pracodawca może nakazać pracę zdalną:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
Mowa tutaj o sytuacjach takich jak wspomniana wcześniej epidemia Covid – 19 czy powodzie, które nawiedziły Polskę w 2024 roku.
Przed rozpoczęciem pracy zdalnej, pracownik musi oświadczyć, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w formule zdalnej. W przypadku zmiany w czasie trwania takiej formy pracy warunków lokalowych i technicznych, które to spowodują utratę możliwości świadczenia pracy, pracownik jest zobligowany do niezwłocznego poinformowania pracodawcy o wystąpieniu takiego faktu.
Pomimo wskazanego powyżej oświadczenia pracownika w odniesieniu do warunków lokalowych i technicznych, to pracodawca ma obowiązek zapewnić materiały i narzędzia pracy (np. komputer). Jest również zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalne, jak również innych niezbędnych kosztów wymaganych do świadczenia pracy zdalnej. Jeśli pracodawca nie zapewnia powyżej wskazanych wymogów z własnych zasobów, ustala on z pracownikiem warunki funkcjonowania takiej współpracy oraz formę rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika.
Zasady wykonywania pracy zdalnej mogą być ustalone na podstawie porozumienia między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub zawarte w regulaminie pracodawcy. W przypadku braku powyższych ustaleń, pracownik wykonuje pracę zdalna na podstawie poleceń pracodawcy lub porozumienia zawartego pomiędzy nim a pracownikiem.
Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywanej przez pracownika pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz ochrony danych osobowych. Tak kontrola musi odbywać się w porozumieniu z pracownikiem, w sposób nie naruszający jego prywatności, w godzinach i miejscu wskazanym do wykonywania pracy zdalnej. Kontrola może również obejmować, w uzasadnionych przypadkach, kontrolę trzeźwości pracownika. Szczegółowy opis zasad kontroli pracownika określa 6728 § 1 – 3.