Parlament Studentów Rzeczpospolitej Polskiej

Kodeks postępowania administracyjnego na Uczelniach Wyższych

Zgodnie z art. 207 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym (psw) przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (kpa) stosuje się odpowiednio do części postępowań prowadzonych na uczelni, w tym przyznawania świadczeń pomocy materialnej.

Na początek wyjaśnić należy co oznacza „odpowiednie stosowanie” w rozumieniu art. 207 psw. Sformułowanie dość często stosowane w polskim prawie, ma co najmniej dwa znaczenia. W celu uniknięcia wielu powtórzeń w aktach prawnych często stosuje się odsyłacze do innych przepisów tego aktu, zakładając jego analogiczne zastosowanie, z uwzględnieniem modyfikacji dostosowanych do konkretnej jednostki redakcyjnej. W stosunku do art. 207 sformułowanie ma to znacznie szerszy wydźwięk, gdyż nie chodzi o zastosowanie jednego przepisu, lecz całej ustawy, w odpowiednim, bliżej niesprecyzowanym zakresie.

Kwestia powyższa była niejednokrotnie przedmiotem badania Sądów Administracyjnych, w tym również Naczelnego Sądu Administracyjnego. Zawiłość tego przepisu doskonale oddaje jedno z uzasadnień Sądu Najwyższego:

 Sąd podzielił stanowisko judykatury, iż odpowiednie stosowanie przepisów k.p.a.
w rozumieniu art. 207 ust. 1 p.s.w. polega na zachowaniu przez organ minimum procedury administracyjnej, niezbędnej do załatwienia sprawy i zagwarantowania ustawowych uprawnień strony, jednak przy uwzględnieniu specyfiki szkoły wyższej. Nakaz ten należy rozumieć tak, że wszystkie gwarancje, jakie przysługują adresatowi decyzji administracyjnej na podstawie przepisów k.p.a., winny mieć zastosowanie także do adresata decyzji podjętych przez organy uczelni w indywidualnych sprawach studenckich, chyba że szczególne cechy sprawy wprost to uniemożliwiają. Odpowiednie stosowanie przepisów k.p.a. oznacza,
iż pewne jego regulacje znajdą zastosowanie wprost, inne z pewnymi modyfikacjami, natomiast jeszcze inne z uwagi na specyfikę podmiotu, jakim jest uczelnia publiczna, nie będą miały zastosowania przed tym organem, który tylko pełni funkcję organu administracji publicznej w ściśle określonym zakresie spraw wyznaczonych w art. 207 ust. 1 p.s.w. (zob. Wyrok NSA z dnia 1 września 2016 r., I OSK 132/16)

Sąd Najwyższy niewątpliwie trafnie zdiagnozował jak różne znaczenie może mieć „zastosowanie odpowiednie” zależnie od konkretnych przepisów. Jednak nigdzie nie znajduje się zamknięty katalog przepisów kpa, które na uczelni należy stosować wprost,
z modyfikacjami, czy które podlegają wyłączeniu. Budzi to wielokrotnie wątpliwości, rozbieżności w praktyce uczelni, a także orzecznictwa. Przepisy kpa często nie uwzględniają mechanizmów panujących na uczelniach, w szczególności w zakresie pomocy materialnej.
O trudnościach związanych ze stosowaniem kpa przekonał się z pewnością każdy przewodniczący komisji stypendialnej.

W nadchodzącym roku akademickim, ustawodawca postawił przed nami nowe wyzwania. Z dniem 1 czerwca br. weszła w życie nowelizacja kpa. Pozornie zmiany w kpa nie zmieniają znacząco ogólnych zasad postępowania administracyjnego, jednak po dokładniejszej analizie można dostrzec wyraźne różnice w stosunku do poprzedniego stanu prawnego.

Mając świadomość, że część uczelni z dużą lekkością i swobodą traktuje ustawowe wymogi prowadzenia postępowań administracyjnych, chcę wskazać na kilka newralgicznych zmian. Jest to ważne zarówno dla członków komisji stypendialnych, którzy będą musieli zmodyfikować swoje zasoby wzorów wniosków i zmienić dotychczasowe przyzwyczajania, dużą uwagę do zmian powinni również przyłożyć studenci starający się o świadczenia pomocy materialnej, gdyż ustawodawca dał im nowe narzędzia do egzekwowania swoich praw.

Po pierwsze sam tryb przyznawania świadczeń nie ulegnie zmianie, nadal zgodnie z psw będą one przyznawane na wniosek studenta po rozpoznaniu odpowiednio przez Dziekana, właściwą komisję stypendialną lub Rektora. Zmianie nie ulegnie też sam tryb wydania decyzji.

Komisje muszą natomiast zwrócić uwagę na instytucję ponaglenia, która zastąpiła dotychczasowe zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie lub bezczynność. Ogólną zasadą w kpa jest rozpatrzenie spraw w terminie maksymalnie miesiąca, a spraw szczególnie skomplikowanych w terminie dwóch miesięcy. Założenie jest niezwykle słuszne, że sprawy powinny być załatwiane bezzwłocznie, jednak wskazane terminy są często abstrakcyjne, jeśli chcemy działać zgodnie z przepisami kpa. Na marginesie, zwróćmy uwagę, że na organie ciąży obowiązek pouczenia strony o jej prawach, zawiadamiania o przeprowadzanych dowodach i umożliwienie zajęcia stanowiska na każdym etapie postępowania. Przed wydaniem ostatecznej decyzji niezbędne zatem byłoby wysłanie co najmniej dwóch listów, czekanie aż strona odbierze, zapozna się z dokumentacją i zajmie stanowisko lub oczekiwanie na zwrotne potwierdzenie odbioru, które potrafi iść tygodniami.

Wracając jednak do naszego ponaglenia, student będzie mógł złożyć ponaglenie jeśli uzna, że jego sprawa nie została załatwiona w terminie. Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia czyli Rektora lub Odwoławczej Komisji Stypendialnej za pośrednictwem organu, który dopuszcza się przewlekłości bądź bezczynności (Dziekan, Komisja Stypendialna danej jednostki). Organ ponaglany ma 7 dni na zajęcie stanowiska i przekazać je do organu wyższego rzędu, który następnie orzeka w terminie 7 dni. W praktyce oznacza to, że ponaglenia na działalność Komisji Stypendialnych lub Dziekanów (w zakresie pomocy materialnej) rozpatruje Odwoławcza Komisja Stypendialna, a jeśli jej nie powołano Rektor.

Zdecydowanie jest to wyzwanie dla Komisji Stypendialnych, które często spotykają się na posiedzenia raz w miesiącu rozpatrując wnioski. Ważne, aby dostosować Regulamin Pomocy Materialnej umożliwiając Komisją szybkie rozpatrzenie takich ponagleń
np. w mniejszych składach orzekających.

Drugą ważną zmianą są nowe wymogi dotyczące pouczeń w decyzjach i możliwość zrzeczenia się prawa do odwołania. Całkowitą nowością jest możliwość złożenia przez stronę, w naszym przypadku studenta, oświadczenia, że się nie odwołamy. Ma to na celu szybsze uprawomocnienie się decyzji.  Aby decyzja organu I instancji była wykonalna konieczne jest jej doręczenie i odczekanie 14 dni czy strona się nie odwoła, a de facto często trzeba czekać jeszcze aż przyjdzie zwrotne potwierdzenie odbioru. W przełożeniu na stypendia, uczelnia nie powinna wypłacać świadczeń dopóki decyzja się nie uprawomocni, nawet jeśli student otrzymał najwyższą stawkę stypendium. Zatem nowa możliwość powinna pomóc i przyspieszyć proces wypłacania stypendiów. Trzeba pamiętać jednak, że oświadczenie może być złożone dopiero po odebraniu decyzji i musi być dobrowolne (nie można zmuszać studenta do złożenia powyższego dokumentu).

W zakresie pouczeń, decyzja pierwsze instancji powinna zawierać informację o możliwości złożenia odwołania, a także możliwości zrzeczenia się zaskarżenia.

W przypadku decyzji pierwszej instancji wydawanych przez Rektora lub Odwoławczej Komisji Stypendialnej odwołanie powinno zawierać pouczenie o prawie do wniosku o ponowne rozpatrzenie, zrzeczeniu się tego prawa, a także prawie do skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, wysokości opłaty od skargi, prawie do zwolnienia z opłaty oraz do uzyskania prawa pomocy.

Decyzje drugiej instancji powinny zawierać podobnie jak powyżej pouczenie o prawie do złożenia odwołania, ale również wysokość opłaty od skargi, prawo do zwolnienia z opłaty oraz prawo do uzyskania pomocy prawnej.

Zawiadomienie o wydłużeniu terminu powinno zawierać informacje o prawie do złożenia ponaglenia.

Nowością jest wskazane wyżej prawo do złożenia skargi do WSA od decyzji Rektora czy Odwoławczej Komisji Stypendialnej wydawanych w pierwszej instancji (stypendium rektora dla najlepszych studentów). Student sam będzie mógł wybrać czy chce złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie, czy z pominięciem tej instytucji, skargę do WSA.

Jak widać zmiany w kpa oddziaływają na pracę Komisji Stypendialnych, wymagają zmiany utartych przyzwyczajeń i wzorów decyzji. Zaznaczam, że to tylko wybrane zmiany, bowiem jest ich znacznie więcej. Zarówno członkowie Komisji Stypendialnych, jak i pracownicy zajmujący się obsługą administracyjną wniosków, powinni dokładnie przestudiować zmiany i aktualne brzmienie przepisów.

Autor: Marek Konieczny