Parlament Studentów Rzeczpospolitej Polskiej

Jak poprawnie zredagować pismo?

W niniejszym artykule postaramy się zebrać w spójną całość pełen wachlarz najważniejszych porad dotyczących formułowania pism. Na samym początku warto jednak zastanowić się, po co właściwie studentom tego rodzaju umiejętność oraz kiedy dobrze jest ją wykorzystać: często bowiem uczelnie przygotowują gotowe formularze, również elektroniczne, służące wnioskowaniu na przykład o rejestrację na kolejny semestr z długiem punktowym.

Tego typu formularze dotyczą jednak przeważnie sytuacji oczywistych, powtarzalnych i niewymagających szerokiej motywacji oraz wyjaśnień. Potrzeba zredagowania indywidualnego pisma występuje zwykle w sytuacji, kiedy nasze potrzeby motywujemy nietypowymi okolicznościami lub też sam nasz wniosek ma charakter nietypowy. Warto przy tym zwrócić uwagę, iż sam fakt pojawienia się pisma nieubranego w tradycyjny formularz na pewno zwróci uwagę jego odbiorcy – w zbiorze innych, wyglądających identycznie opracowań, z pewnością wyróżni się oraz skłoni do poświęcenia uwagi. Tutaj pozwólmy sobie na pewną obserwację – napisany indywidualnie wniosek, czy też pismo o dowolnym innym celu, z pewnością pomaga zindywidualizować naszą sprawę. Zwróciwszy już uwagę odbiorcy, z pewnością powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby przekonać go do słuszności naszej potrzeby. Zacznijmy zatem od odpowiedniej formy.

Dla porządku, spróbujmy krok po kroku sformułować wniosek zakładając, iż korzystamy w tym celu z popularnego oprogramowania komputerowego (chcemy uwzględnić również porady dotyczące aspektów redakcyjnych). Pismo zawsze rozpoczynamy od określenia daty jego sporządzenia, możemy również określić miejsce. Jedną z poprawnych form, którą możemy wykorzystać będzie na przykład: „Rzeszów, 26 lutego 2018 r.”. Zapis ten umieszczamy na samej górze po prawej stronie – możemy w tym celu wykorzystać opcję „wyrównaj do prawej” lub skorzystać z umieszczonej w górnej części edytora tzw. „linijki” oraz opcji „wcięcie z lewej”. Datę, dla estetyki możemy zapisać przy pomocy kursywy.

Następnie, umieszczamy na piśmie swoje dane oraz dane kontaktowe. W zależności od potrzeb powinniśmy zapisać: swoje imię i nazwisko, numer albumu, studiowany kierunek, specjalność, grupę zajęciową, symbol roku, adres e-mail, numer telefonu lub tradycyjny adres korespondencyjny. Najczęściej informacje dotyczące imienia, nazwiska, numeru albumu oraz adresu e-mail i numeru telefonu pozostają wystarczające – pozwalają na kontakt zwrotny oraz łatwą identyfikację wnioskodawcy. Powyższe dane umieszczamy poniżej daty po lewej stronie pisma (wykorzystując opcję „wyrównanie do lewej”. Dla estetyki, możemy je pogrubić.

Kolejną informacją zawartą w piśmie jest informacja dotycząca jego adresata. Informację tą, zwyczajowo jako pogrubioną, zawieramy poniżej swoich danych, tym razem w prawej części pisma. Co istotne, dobrą praktyką redakcyjną jest przesuwanie linii z adresatem przy pomocy wspomnianej wcześniej „linijki” oraz „wcięcia”, całość ustalając jako „wyrównaną do lewej strony” – zapobiegniemy w ten sposób nieestetycznemu rozkładowi słów oraz problemom z wyświetlaniem, które występują przy użyciu tabulatorów. Poprawne formy skrótów poszczególnych tytułów naukowych, biorąc pod uwagę stosowanie „kropek”, to: inż., mgr, dr, hab., prof. Warto zapamiętać, iż w języku polskim kropki stawiamy w sytuacji, kiedy ostatnia litera skrótu nie odpowiada ostatniej literze skracanego wyrazu. Dla zachowania odpowiedniej estetyki, tytuły wraz z imieniem i nazwiskiem umieśćmy w pierwszej linii, natomiast funkcję – w drugiej, pisząc na przykład: dr hab. inż. Jan Kowalski, prof. PRz; Dziekan Wydziału Budowy Maszyn i Lotnictwa. Forma zapisu „(…), prof. PRz” odpowiada tytułowi profesora nadzwyczajnego danej Uczelni. Ze względów estetycznych możemy sobie pozwolić na skrócenie nazw Jednostek – w powyższym przykładzie, do skrótu „WBMiL” – warto jednak wcześniej sprawdzić, czy Uczelnia sama stosuje tego rodzaju skróty.

Treść właściwą zaczynamy od sformułowania grzecznościowego, na przykład „Szanowny Panie Dziekanie,” które zamieszczamy nad pisanymi dalej akapitami. Ze względów estetycznych, sformułowanie przy pomocy „wcięcia” możemy przesunąć do wysokości wcięcia w akapicie, który stworzymy niżej z użyciem tabulatora. Powyższe sformułowanie, jeśli mamy odpowiedni charakter pisma, możemy wykonać odręcznie – jest to forma popularna dla zwiększenia wagi sformułowania oraz wzmocnienia wrażenia „uszanowania” adresata. Ważnym jest, aby zwrócić uwagę, iż pod koniec powyższego sformułowania zastosowaliśmy przecinek.

Przecinek ten oznacza bowiem, iż dalsza część tekstu stanowi kontynuację rozpoczętego zdania – pierwszy akapit rozpoczniemy, wobec tego, z małej litery. Temu akapitowi należy poświęcić szczególną uwagę – musi on precyzyjnie, ale w sposób zwięzły, przedstawić temat poruszany w piśmie lub wręcz zawierać konkretną prośbę, popartą wstępnym, ogólnym umotywowaniem. W kolejnych akapitach powinniśmy przedstawić motywację naszej prośby. W całości treści właściwej pisma pamiętajmy szczególnie o dwóch rzeczach: tekst powinien być wyjustowany, a pojedyncze litery nie powinny występować na końcu zdań – możemy je wyeliminować przy użyciu tzw. „twardej spacji”, którą wprowadzamy między nimi, a kolejnym wyrazem kombinacją klawiszy ctrl+shift+spacja. Dobrze jest, dla bardziej przystępnej do czytania formy, zastosować interlinię – zwykle 1,5.

Pismo kończymy kolejnym sformułowaniem grzecznościowym, na przykład „Z poważaniem,”, które również możemy napisać odręcznie. Jeżeli decydujemy się na druk pisma z własnym nazwiskiem oraz – ewentualnie – funkcją, warto pamiętać, iż między sformułowaniem grzecznościowym, imieniem i nazwiskiem oraz funkcją powinny znajdować się linie odstępu. Odręcznego podpisu dokonujemy między imieniem i nazwiskiem, a funkcją – w sposób analogiczny do podpisu na pieczątkach – drukowany w ten sposób podpis zastępuje bowiem ich rolę. Całość, ze względów estetycznych ustawiamy jako „wyśrodkowaną” oraz przy pomocy „wcięcia” i „linijki” przesuwamy do prawej części pisma.

Znając powyższe aspekty redakcyjne, postarajmy skupić się na tym, jak napisać pismo, które efektywnie przedstawi naszą sprawę. Przede wszystkim, precyzyjnie sformułujmy nasze oczekiwanie – możemy przy tym już w sposób ogólny zaznaczyć motywację, jaka nami kieruje. Dobrym przykładem będzie tu sformułowanie: „Szanowny Panie Dziekanie, w związku ze zbliżającą się konferencją naukową „Prawo Lotnicze”, pragnę, w imieniu studentów drugiego roku Lotnictwa i Kosmonautyki, zwrócić się do Pana z uprzejmą prośbą o ustanowienie godzin dziekańskich w czasie zajęć dydaktycznych w dniu 1 marca 2018 r., w celu umożliwienia nam uczestnictwa w w. w. konferencji.” Następnie, naszą prośbę musimy stosownie umotywować. Pamiętajmy, aby dobrać do naszej potrzeby taką argumentację, która będzie uzasadniała naszą prośbę w sposób adekwatny do wymogów i oczekiwań adresata, na przykład: „Prośbę swoją pragniemy umotywować faktem, iż powyższa konferencja ściśle wpisuje się w tematykę naszych studiów oraz pozwoli rozwijać naszą wiedzę w oparciu o kontakt z przedstawicielami środowiska lotniczego całego Kraju”. Najczęściej popełnianym błędem jest niestosownie dobrana argumentacja – trudno bowiem spodziewać się sukcesu powyższego wniosku, jeśli poparlibyśmy go słowami „(…), ponieważ wydaje nam się, że będzie fajna”.

Przygotowując dowolne pismo pamiętajmy, aby w pierwszej kolejności zastanowić się nad argumentami, które stanowią o słuszności naszej sprawy – wykorzystajmy jednak tylko te, które – z naszej perspektywy – są niepodważalne oraz występują na poziomie merytorycznym adekwatnym do oczekiwań naszego adresata. Na końcu pisma warto umieścić jego krótkie podsumowanie (o ile jest to konieczne) oraz wyrazić naszą nadzieję na pozytywne rozpatrzenie, na przykład: „Pozostajemy w nadziei na pozytywne rozstrzygnięcie naszej prośby.”.

Powyższe porady stanowią trzon informacji o formułowaniu pism – pamiętajcie jednak, iż pismo to zawsze bardzo indywidualne opracowanie, w którym warto wypracować własne przyzwyczajenia i charakter – niekiedy, możecie się również pokusić o niestandardowe zabiegi, jak na przykład odręczne zaznaczenie najważniejszych elementów – wszystko to wymaga jednak praktyki, doświadczenia oraz zaznajomienia z oczekiwaniami adresata. Mamy przy tym nadzieję, iż dzięki powyższym poradom Wasze „pióra” staną się lżejsze, a pisemne formułowanie swoich spraw okaże się nie tylko smutną koniecznością, lecz angażującą rozgrywką ze słowami, w której stawka to zaspokojenie Waszej potrzeby, którą chcecie przedstawić! Do niniejszego artykułu załączamy przykładowe pismo – czujcie się swobodnie w jego wykorzystaniu.

Przykładowe pismo

Autor: Michał Klimczyk